Dies erleichtert die elektronische Weiterverarbeitung der eingegangenen Daten durch hausinterne Systeme, egal ob es sich um Standard-Anwendungen oder Workflow-Lösungen handelt.

Durch die Verwendung von öffentlich zugänglichen XML-Schemata zur Beschreibung der Daten-Schnittstelle wird ein offener Standard definiert. Basierend auf diesem Standard können Behörden oder Verlage ihre Formulare entwerfen und dabei sicher sein, dass die passenden Daten eingereicht werden. Auf Seite der Behörde können durch die Standardisierung und das strukturierte Format von XML problemlos beliebige Anwendungen versorgt werden. Auch ein Wechsel der Anwendungs-Software bei Behörden wird so erleichtert.

XML ist auch das ideale Format zur Datenbeschreibung für die prozessinterne Kommunikation im Arbeitsworkflow: XML-Metadaten liefern die Information für einen Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwareanwendungen. Büro-Software wie Microsofts Office 2000 unterstützt XML ebenso, wie der MS-Browser IE 5.0 oder die künftigen Publishingprogramme von Adobe.